Pengalaman Kerja dan Tugas General Affair Terlengkap

Tugas dan tanggung jawab admin GA (General Affair) – Artikel ini saya buat berdasarkan pengalaman bekerja sebagai admin GA dari berbagai sumber. sejauh ini, pengalaman kerja GA punya perbedaan dalam sistem kerja sesuai dengan bidang perusahaan masing-masing.

Jika diartikan sebagaimana asalnya, GA (General Affair) adalah bidang administrasi yang mengurus bagian umum seputar pengelolaan dan pengadaan alat/fasilitas perusahaan.

Jabatan admin GA ini erat kaitannya dengan divisi HRD (Human Resource Development), jika GA bertugas untuk mengelola barang mati (alat, bangunan, transportasi, legalitas, dll), sedangan HR mengurus sumber daya manusia dalam perusahaan.

Jika kamu tertarik untuk bekerja sebagai admin general affair, ketahui dulu tugas dari admin GA perusahaan. Berikut di antaranya:

Tugas Admin General Affair

1. Mengelola pengadaan barang serta fasilitas operasional perusahaan

Pertama, kamu harus teliti dalam bekerja, pasalnya seorang General Affar bertugas untuk merawat sekaligus mengadakan barang (aset) perusahaan. Jika ada barang yang sekiranya rusak, kamu harus membeli/memperbaiknya supaya tidak menghambat kinerja karyawan.

Barang yang dimaksud adalah seputar laptop, komputer, alat tulis, printer, dan sebagainya. Kamu juga harus teliti dalam mengatur biaya tersebut. Intinya, fasilitas pendukung kerja karyawan perlu benar-benar diketahui oleh GA.

Trending hari ini:  Pengalaman Bekerja Sebagai Promotor Vivo, Berapa Gajinya?

2.  Pembayaran atau pembelian

Poin selanjutnya adalah, pembayaran atau pembelian rutin perusahaan. Contohnya: membeli persediaan makanan, minuman, tinta, kertas, dan lain-lain. Pembayaran yang dimaksud seperti pembayaran tagihan listrik, air, internet, Tv kabel dan sebagainya.

3. Menurus perizinan dan legalitas perusahaan

Tugas general affair selanjutnya adalah mengelola legalitas perizinan, baik untuk kebutuhan karyawan ataupun perusahaan. Seringkali staf GA harus menjalin komunikasi ke pihak luar perusahaan.

Contohnya: dalam mengurus perizinan yang meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.

4. Laporan anggaran

Sebagai admi/staf general affair kamu harus membuat laporan anggaran untuk keperluan rapat anggaran nantinya. Kamu harus pandai memilah barang dan apa yang menjadi prioritas untuk dibeli demi menghindari pembengkakan anggaran belanja perusahaan.

Laporan ini bisa berupa laporan aset, biaya pengeluaran kantor, atau yang lainnya.

5. Aktif berkomunikasi

Poin yang dimaksud adalah aktif berkomunikasi dengan divisi lain. Tugas dari general affair adalah mengelola aset dan pengadaan barang penunjang perusahaan, karenanya jika ada masukan berupa pengadaan barang untuk masing-masing divisi kamu harus memahaminya.

Intinya, GA harus terbuka terhadap masukan dari karyawan lain dan membuat rencana anggaran tentang hal tersebut.

Kelima poin di atas cukup untuk mengambarkan tugas dari general affair. Namun, hal ini bisa berubah-ubah tergantung perusahaan tersebut bergerak di bidang apa. Untuk lebih jelasnya, penulis telah merangkung secara singkat tugas GA berdasarkan bidang perusahaan.

Trending hari ini:  Ketahui 'Curangnya' Cara Kerja Pinjaman Online yang Mencekik

Tugas General Affair di perusahaan jual beli

  • Mengelola perizinan dan legalitas perusahaan
  • Aktif mengurus dan memelihara aset dan fasilitas perusahaan
  • Membuat dokumen administrasi
  • Mengurus pemeliharaan kendaraan operasional

Tugas General Affair di perusahaan Fast Moving Consumer Goods (FMCG)

  • Aktif terlibat dalam urusan lingkup sosial perusahaan dan lingkungan hidup
  • Mengurus dokumen legalitas serta administratif lainnya
  • Mengelola aset perusahaan (kendaraan, gedung, alat penunjang)
  • Koordinasi seputar pelaksanaan kegiatan dan proyek dari perusahaan

Tugas General Affair di perusahaan startup/rintisan

  • Seringkali tugas sebagai GA digabung dengan HRD karena minimnya sumber daya/kemampuan perusahaan
  • Menyiapkan kebutuhan administrasi (invoice, dan trasnsaksi lainnya)
  • Memonitor alat perusahaan apakah masih dapat bekerja dengan baik atau tidak
  • Memantau absensi karyawan beserta jam kerjanya
  • Mengurus hak-hak karyawan berupa tunjangan seperti BPJS dan asuransi kesehatan

Tugas General Affair di perusahaan manufaktur

Perusahaan manufaktur adalah badan usaha yang aktif memproduksi barang jadi dari bahan baku mentah dengan menggunakan alat, peralatan, mesin produksi, dan sebagainya dalam skala produksi yang besar.
Perusahaan ini tergolong besar, jadi relasi yang dibangun juga tidak sembarangan. Berikut beberapa tugas GA di bidang tersebut:
  • Membangun relasi dengan pihak luar seperti Pemda, Kepolisian, dan instansi lainnya
  • Terlibat dalam kegiatan perizinan perusahaan
  • Bertanggung jawab terhadap peralatan perusahaan yang jumlahnya lebih banyak dibanding perusahaan biasa
  • Memonitor pekerjaan staf lain seperti satpam, OB, driver dan lain-lain
  • Mengatur pengadaan alat beserta dokumen administrasi penunjang

Poin tambahan: Tugas dan pekerjaan umum berhubungan erat dengan uang (lahan basah) jadi sangat mungkin untuk diselewengkan (markup)

Demikian gambaran lengkap mengenai tugas umum seorang admin general affair dan tugas spesifik GA. Semoga artikel ini dapat membantu Anda yang tertarik dengan posisi tersebut.

*Artikel menarik lainnya seputar pekerjaan klik disini

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *